Buchen Sie noch oder delegieren Sie schon?

Sowohl das Unternehmensgesetzbuch als auch das Steuerrecht fordern von Unternehmen eine sorgfältige Buchführung. Einerseits will der Gesetzgeber damit für Transparenz sorgen. Andererseits werden Steuerzahlungen auf Basis der verbuchten Einnahmen und Ausgaben berechnet. Viele Unternehmer übersehen jedoch, dass der Nutzen der Buchhaltung sehr viel höher ist.

Buchhaltung als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

Aus den Unternehmenszahlen lassen sich wichtige Informationen über die Geschäftsentwicklung ableiten, wie zum Beispiel:

  • Reichen die Einnahmen aus, um die Kosten zu decken?
  • Sind die Umsätze im Vergleich zum Vorjahr oder zum Vormonat gestiegen oder gefallen?
  • Wie hoch sind die Außenstände?
  • Zeichnen sich Liquiditätsengpässe ab?
  • Gibt es Kapitalbedarf?

Die Buchführung hilft dabei, Fehlentwicklungen frühzeitig aufzudecken und kluge strategische Entscheidungen zu treffen. Sinkende Umsatzzahlen können ein Hinweis darauf sein, dass die Produkte an ihr Lebenszyklusende kommen. Hier sind Innovationen gefragt. Hohe Außenstände zeigen, dass das Debitorenmanagement verbesserungsbedürftig ist.

 

Informationen für Kreditgeber und Investoren

Außerdem ist die Buchführung die wichtigste Quelle für die Bonitätsprüfung und die Unternehmensbewertung. Egal, ob Sie bei Ihrer Hausbank einen Kredit aufnehmen wollen oder einen Eigenkapitalinvestor suchen: Wer keine aktuellen und verlässlichen Zahlen vorlegen kann, bekommt kein Geld.

 

Was gehört zu einer ordentlichen Buchführung?

Welche Rechnungslegungspflichten das einzelne Unternehmen hat, richtet sich vor allem nach der Rechtsform und der Umsatzhöhe. Kapitalgesellschaften und große Personengesellschaften mit einem Umsatz über 700.000 Euro pro Jahr sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das heißt, sie müssen sowohl eine Gewinn- und Verlustrechnung als auch eine Bilanz aufstellen. Neben den Einnahmen und Ausgaben werden bei jeder Transaktion auch die entsprechenden Veränderungen der Vermögens- und Kapitalkonten berücksichtigt.

 

Aufwand für Buchführung soll Unternehmensgröße angemessen sein

Kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften können sich entscheiden, ob sie statt der doppelten Buchführung nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen. Die Entscheidung sollte davon abhängig gemacht werden, wie komplex die Vermögens- und Kapitalstruktur ist, und ob es für die Unternehmenssteuerung von Belang ist, Veränderungen entsprechend zu überwachen. Liegt der Umsatz gar unter 220.000 Euro pro Jahr kann die Steuerzahlung auch mittels Pauschalierung erfolgen. Auch wenn dies unter steuerlichen Gesichtspunkten möglicherweise attraktiv ist, eignet sich die Pauschalierung nicht für die Unternehmenssteuerung, weil hier nicht die tatsächlichen Transaktionen erfasst werden.

 

Je aktueller desto besser

Wichtig ist, dass die Bücher jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Veraltete Zahlen sind keine gute Entscheidungsgrundlage. Hinzu kommt, dass die Belege und alle anderen Unterlagen laut gesetzlichen Vorschriften mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden müssen.

 

Betriebsbücher selber führen oder outsourcen?

Eine Buchhaltung, die die gesetzlichen Mindestbestimmungen erfüllt und als Basis für die Steuerung des Unternehmens dient, erfordert einen hohen Zeitaufwand. Hinzu kommt, dass sich steuerliche Vorschriften immer wieder ändern. Wer sicherstellen will, dass die Buchführung immer auf dem neuesten Stand ist, braucht einen ausgebildeten Buchhalter. Für kleine Betriebe lohnt es sich oft nicht, extra einen Spezialisten einzustellen. Aber auch in größeren Unternehmen stellt sich die Frage, ob es effizienter wäre, die Buchhaltung an einen Steuerberater oder selbstständigen Buchhalter auszulagern. Diese verfolgen regelmäßig, wie sich die rechtlichen Rahmenbedingungen verändern, und verhindern so Fehler in der Buchhaltung, die das Unternehmen teuer zu stehen kommen könnte. Außerdem können sie aufgrund ihrer Ausbildung und Erfahrung die Arbeit oft deutlich schneller verrichten, sodass sich ein Outsourcing auch bei höheren Stundensätzen als im eigenen Betrieb durchaus lohnen kann.

 

Entscheidung muss gut überlegt werden

Den Vorteilen von Outsourcing stehen aber auch einige Nachteile gegenüber. Je weniger sich ein Unternehmer mit seinen eigenen Zahlen beschäftigt, desto weniger versteht er, was im Betrieb gut läuft und wo Veränderungsbedarf besteht. Der Buchhalter baut zudem auf die Informationen des Unternehmens. Werden Belege unvollständig oder fehlerhaft eingereicht, können sich Fehler einschleichen. Sitzt die Buchhaltung im eigenen Unternehmen, fallen Ungereimtheiten möglicherweise schneller auf und können bereinigt werden. Eine eigene Buchhaltung hat aber auch den Vorteil, dass das Controlling, also die Aufbereitung der Zahlen aus der Buchhaltung, ganz individuell gestaltet werden kann, wohingegen man beim Outsourcing in der Regel mit standardisierten Berichten leben muss.

 

Was sollte man beim Outsourcing beachten?

Wer seine Buchhaltung auslagert, sollte sich einen vertrauenswürdigen Steuerberater oder Buchhalter suchen. Immerhin geben Sie sensible Informationen über Ihr Unternehmen preis. Versuchen Sie nicht, Geld zu sparen, indem Sie sich jemanden suchen, der zwar Buchhaltung gelernt hat, aber nicht öffentlich zugelassen ist. Ein zugelassener Steuerberater oder Buchhalter haftet dafür, dass er die Bücher sorgfältig und nach den aktuellsten Richtlinien führt. Bei nicht zugelassenen Buchhaltern hat man diese Sicherheit nicht.

 

Finden Sie ein Angebot, dass zu Ihrem Unternehmen passt

Im Idealfall sitzt der Buchhalter in der Nähe des Unternehmens. Auch wenn man Belege und andere Unterlagen mittlerweile digital verschicken kann, gibt es Situationen, in denen es hilfreich ist, wenn man mal auf einen Sprung vorbeischauen und ein persönliches Gespräch führen kann. Erkundigen Sie sich vorher über das Leistungsspektrum und die damit verbundenen Kosten. Lässt sich der Aufwand vielleicht reduzieren, wenn die Belege bereits im Unternehmen digital erfasst werden? Überlegen Sie sich auch, welche Informationen Sie regelmäßig für die Unternehmenssteuerung benötigen. So können Sie den Service genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Holen Sie sich gegebenenfalls Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis oder über Unternehmerforen.

 

Wie kann man die eigene Buchhaltung effizient gestalten?

Die gute Nachricht für alle, die ihre Bücher selber führen wollen, ist, dass Computer und Software die Buchführung immens erleichtert haben. Heute genügt ein Knopfdruck, um das monatliche Reporting zu erstellen. Wenn es um die Auswahl eines geeigneten Buchhaltungssystems geht, haben kleine und mittelständische Unternehmen jedoch andere Anforderungen als ein Großkonzern. Sie benötigen keine riesigen Datenbanken oder Rechenzentren. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Systems vor allem darauf, dass es einfach und schnell zu bedienen ist. Testen Sie am besten mehrere Anbieter. Entwickeln Sie ein übersichtliches und leicht zugängliches Ablagesystem. Belege sollten nicht zusammengeheftet werden. Besser, sie lochen sie und legen sie systematisch nach Datum oder Alphabet ab. Besuchen Sie gegebenenfalls einen Buchhaltungskurs. Mit dem frisch erworbenen Wissen können Sie die Vorteile, die eine eigene Buchhaltung bietet, viel besser ausschöpfen.

 

Die Buchhaltung sollte immer auf dem neuesten Stand sein

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihre Belege sofort erfassen. Gerade, wenn viel zu tun ist, ist die Versuchung groß, die oft als lästig empfundene Buchhaltung auf später zu verschieben. Das spart jedoch keine Zeit und birgt ein höheres Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Hinzu kommt, dass Banken, Investoren und auch das Finanzamt erwarten, dass Sie Fragen zu den Unternehmenszahlen jederzeit zügig und korrekt beantworten können. Ist Ihre Buchhaltung tagesaktuell und fehlerfrei, schaffen Sie Vertrauen bei Kapitalgebern und sichern damit die Zukunft Ihres Unternehmens.