Warum „Inbox Zero“ nicht Zeit schafft, sondern frisst

E-Mails sind Fluch und Segen zugleich. Einerseits ermöglichen sie uns eine ultraschnelle Kommunikation, andererseits bergen sie die Gefahr, in der täglichen Nachrichtenflut zu ertrinken. Das Konzept „Inbox Zero“ soll helfen, dieses Problem effizient zu managen. Aber ist das tatsächlich der Fall?

Zeitmanagement lässt sich immer optimieren, …

„Inbox Zero“ ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der jede E-Mail sofort mit einer von sechs Aktionen bearbeitet wird: delegieren, beantworten, erledigen, aufschieben, archivieren, löschen. Wer das konsequent durchzieht, hat am Ende jedes Arbeitstages ein leeres Postfach – sozusagen eine „Inbox Zero“. Die Idee dahinter ist, dass es weniger Zeit kostet, sofort eine Entscheidung zu treffen und den Ball am Laufen zu halten, anstatt sich später durch einen Berg von Anfragen zu wühlen und dabei vielleicht einige wichtige Aufgaben nicht rechtzeitig in Angriff zu nehmen, was wiederum zeitintensive Aktionen zur Schadensbegrenzung erfordert. So weit so gut. Wenn es etwas gibt, das erfolgreiche Manager auszeichnet, dann ist es die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zügig Entscheidungen zu treffen. Aber muss es gleich „Inbox Zero“ sein?

 

… aber „Inbox Zero“ macht das Mittel zum Ziel

Bevor Sie sich mit Feuereifer in eine „Inbox Zero“-Politik stürzen, sollten Sie sich fragen, was eigentlich Ihre Ziele sind. Als Unternehmer wollen Sie hoffentlich nicht nur ein leeres Postfach vorweisen, sondern vor allem Geld verdienen. Um das zu erreichen, müssen Sie Ihre Zeit gut einteilen. Dazu gehört selbstverständlich, dass Sie für Ihre Geschäftspartner erreichbar sind und Anfragen innerhalb angemessener Fristen beantworten. Ihr Postfach muss dafür jedoch nicht leer sein. Solange Sie den Überblick behalten und Ihnen keine wichtigen Nachrichten durchrutschen, können Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten so organisieren, wie Sie wollen. Insbesondere das Archivieren von E-Mails erscheint in Zeiten leistungsfähiger Suchfunktionen eine sinnlose Übung. Wer hier täglich zehn Minuten investiert, was zunächst nicht viel klingt, verliert aufs Jahr hochgerechnet eine ganze Arbeitswoche.
Aus dieser Perspektive betrachtet, wird eines deutlich: „Inbox Zero“ ist nicht die Zeitmanagement-Methode für mehr Effizienz, als die sie von manchen angepriesen wird, sondern eine bürokratische Fessel. Machen Sie sich nicht zum Gefangenen Ihres E-Mail-Postfachs!

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